Stundenplan-Einteilung ohne Zettelchaos: So planst du das neue Schuljahr

Ende August sieht es bei den meisten Musiklehrer:innen gleich aus. Auf dem Küchentisch liegt ein Stapel Zettel: der Klavierschüler, der dienstags erst ab 16 Uhr kann, weil vorher die Nachmittagsbetreuung läuft. Die Geigerin, deren Mutter schreibt, dass Donnerstag "eigentlich immer" geht. Die beiden Geschwister, die bitte hintereinander drankommen sollen, damit ein Elternteil nur einmal fährt. Dazu ein Dutzend WhatsApp-Nachrichten, zwei Rückrufe und eine Excel-Tabelle, die du seit letztem September nicht mehr angefasst hast.

Dreißig Rückmeldungen, jede in einem anderen Format, und daraus soll ein Wochenplan werden, der aufgeht. Das ist die Einteilungswoche. Sie kommt einmal im Jahr, sie kostet regelmäßig ein ganzes Wochenende, und sie muss trotzdem sitzen, denn ein schiefer Stundenplan begleitet dich bis Weihnachten.

Der gute Teil: Der Ablauf ist immer derselbe, und mit einer klaren Reihenfolge wird aus dem Puzzeln eine Routine.

Ein sauberer Prozess in fünf Schritten

Das Folgende funktioniert komplett auf Papier. Es ist keine Software-Anleitung, sondern die Reihenfolge, die den Unterschied macht.

1. Leg zuerst deine Fenster fest, nicht die Schüler:innen. Bevor du auch nur einen Namen einträgst, entscheidest du, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten du überhaupt unterrichtest. Montag 14 bis 19 Uhr, Mittwoch 15 bis 20 Uhr, freitags gar nicht. Unterrichtest du an zwei Orten, gehört zu jedem Fenster auch der Standort. Diese Fenster sind dein Raster. Alles Weitere wird nur noch hineingelegt.

2. Sammle die Wünsche strukturiert ein, nicht als Fließtext. Der größte Zeitfresser ist nicht das Planen, sondern das Übersetzen von "Donnerstag passt uns eigentlich immer" in eine konkrete Uhrzeit. Frag deshalb nicht "wann könnt ihr", sondern gib das Raster vor: Welche deiner Fenster gehen, und was davon ist ein Wunschtermin? Ein einheitliches Format für alle spart dir das Nachfragen. Bitte um zwei, drei mögliche Zeiten statt einer einzigen, sonst platzierst du hinterher jeden zweiten neu.

3. Platziere zuerst die Eingeschränktesten. Das ist der Schritt, den fast alle falsch machen. Wer zuerst die einfachen Fälle einträgt, verbaut sich die Slots, die die schwierigen Fälle dringend brauchen. Dreh es um: Das Kind, das nur mittwochs um 17 Uhr kann, kommt zuerst aufs Blatt. Die erwachsene Schülerin, die flexibel ist, zuletzt. Wer die wenigsten Möglichkeiten hat, wird als Erstes gesetzt, dann bleibt der Rest beweglich.

4. Koppelt, was zusammengehört. Geschwister direkt hintereinander, damit die Fahrt sich lohnt. Kinder aus derselben Schule in einen Block nach Unterrichtsschluss, damit dein Nachmittag nicht in unbrauchbare halbe Stunden zerfällt. Diese Kopplungen legst du bewusst fest, solange das Raster noch leer genug ist. Später bekommst du sie nicht mehr unter.

5. Verschick die Bestätigungen sofort, schriftlich. Ein fertiger Plan im Kopf ist kein Plan. Sobald ein Slot steht, geht die feste Zeit an die Familie: Wochentag, Uhrzeit, Startdatum, bei mehreren Orten auch der Standort. Schriftlich, an einem Ort. Das erspart dir im Oktober die Nachricht "warten wir jetzt eigentlich um 16 oder um 16:30?".

Wo das Papier an seine Grenzen kommt

Der manuelle Weg trägt erstaunlich weit. Er kippt an drei Stellen.

Er kippt an der Menge. Bei zwölf Schüler:innen sortierst du im Kopf, bei fünfunddreißig nicht mehr. Ab einer gewissen Zahl hältst du keine Überschneidung mehr sicher fern, und genau eine übersehene Doppelbelegung kostet dich am Ende mehr Zeit als die halbe Planung.

Er kippt bei der Änderung. Kaum steht das Raster, kommt die eine Familie, die doch nicht kann. Du verschiebst einen Slot, und drei andere geraten ins Rutschen. Auf Papier heißt das: neu zeichnen.

Und er kippt bei den Nachzüglern. Drei Familien antworten erst, wenn längst alles steht. Jetzt suchst du von Hand die verbliebenen Lücken zusammen, die zu ihrer Dauer passen.

Wie der Einteilungsassistent genau diese Schritte abbildet

Diese fünf Schritte sind der Grund, warum es in taktjam den Einteilungsassistenten gibt. Er nimmt dir nicht die Entscheidungen ab, sondern das Sortieren dahinter.

Du eröffnest eine Einteilungsrunde und trägst deine Unterrichtsfenster je Wochentag und Standort ein, also Schritt eins. Jede:r Schüler:in bzw. jedes Elternteil bekommt einen passwortlosen Link: kein Konto, keine App, in rund zwei Minuten ausgefüllt. Im Raster markieren sie, welche Zeiten "gehen", und dürfen bis zu drei davon als Wunschtermin priorisieren. Das ist Schritt zwei, nur ohne das Übersetzen von Fließtext.

Aus diesen Rückmeldungen rechnet der Assistent kollisionsfreie Vorschläge: Er setzt die Eingeschränktesten zuerst, hält Überschneidungen fern und stellt Geschwister direkt hintereinander, also die Schritte drei und vier. Du behältst dabei das letzte Wort. Passt ein Vorschlag nicht ganz, verschiebst du per Klick, und der Plan zeigt dir sofort, ob das Ziel frei ist.

Wenn du veröffentlichst, entstehen aus dem Plan Serientermine. Die Familien bekommen ihre Bestätigung mit fester Zeit und Kalenderdatei, das ist Schritt fünf, automatisch statt fünfunddreißigmal von Hand. Der Assistent ist in allen bezahlten Tarifen enthalten. Wie ein Familien-Link aussieht und was Eltern damit tun, steht im Hilfebereich.

Ein stabiler Jahresplan ist ohnehin die Grundlage dafür, dass der Rest ruhig läuft, von der Absageregelung bis zur Monatsabrechnung.

Häufige Fragen

Brauchen Eltern oder Schüler:innen ein Konto? Nein. Sie öffnen einen passwortlosen Link, markieren ihre möglichen Zeiten und schicken sie ab. Kein Login, keine App-Installation.

Wann sollte ich mit der Einteilung anfangen? Sinnvollerweise einige Wochen vor dem ersten Unterrichtstag, damit genug Zeit für Rückmeldungen bleibt und du in Ruhe planen kannst. Du selbst legst fest, bis wann Antworten eingehen sollen.

Was passiert mit Familien, die nicht rechtzeitig antworten? Sie fallen nicht durchs Raster. Du planst mit den vorliegenden Antworten und schickst den Nachzüglern anschließend gezielt die freien Lücken, die zu ihrer Unterrichtsdauer passen.

Kurz zusammengefasst

• Fenster zuerst, Namen später. Erst steht dein Raster, dann wird hineingelegt.
• Wünsche strukturiert einsammeln, nicht als Fließtext, und immer mehrere mögliche Zeiten.
• Die Eingeschränktesten zuerst platzieren, die Flexiblen zuletzt.
• Geschwister und Schul-Blöcke koppeln, solange das Raster noch leer ist.
• Bestätigungen sofort und schriftlich, an einem Ort statt in zehn Chatverläufen.